Association canadienne des administratrices et des administrateurs de recherche  – Politique sur les comités permanents et spéciaux

1.0 Objectif

L’intention de cette politique est de soutenir le travail des comités permanents et spéciaux créés et nommés par le Comité de direction en vue d’atteindre les objectifs de l’Association. Cette politique complète les statuts et règlements de l’Association, ainsi que ses plans stratégique et opérationnel.  

2.0 Mandat et autorité

Comme il est mentionné dans les statuts et règlements de l’Association, les comités permanents et spéciaux sont établis pour soutenir le Comité de direction. Les comités permanents et spéciaux aident le Comité de direction à tenir ses responsabilités de gouvernance et de supervision, et à mettre en œuvre son plan stratégique. Les comités permanents et spéciaux se concentrent sur des domaines clés du mandat du Conseil, et lorsque c’est approprié, soumettent des recommandations au Comité de direction pour discussion, examen et approbation. Les comités agissent dans le contexte des termes de référence qui sont approuvés par le Comité de direction.

Les comités fonctionnement seulement dans le cadre de l’autorité qui leur est déléguée par le Comité de direction, et ne doivent pas agir ou prendre de décisions au nom du Comité de direction sauf s’ils sont mandatés spécifiquement pour le faire.

3.0 AFFILIATION ET INDEPENDANCE

Tous les comités doivent inclure au minimum 1 membre votant du Comité de direction et 2 membres de l’Association. Les membres du comité doivent posséder les qualifications et l’expérience nécessaires pour remplir le mandat pertinent au comité.

Les membres du comité doivent avoir comme considération première les meilleurs intérêts de l’Association.   

4.0 OPÉRATIONS DU COMITÉ

4.1       Président de comité

Pour chaque comité, chaque année le Comité de direction doit nommer un président pour une durée d’un an.

4.2       Termes de référence

Chaque comité doit suivre les termes de référence et y adhérer, ce qui doit se refléter dans un plan de travail et un échéancier. Chaque année, chaque comité doit revoir ses termes de référence et recommander les changements appropriés.

4.3   Soutien du comité

Chaque comité doit identifier les ressources humaines nécessaires pour soutenir son travail et en faire la requête au Directeur exécutif et au Président pour considération.

4.4       Rapports et tenue de registres

Chaque comité doit régulièrement tenir le Comité de direction informé de ses activités, et présenter en temps opportun toute question importante ou recommandation requise par son mandat, ainsi que la déclaration de tout conflit d’intérêt. Le président de chaque comité doit fournir un rapport écrit au Comité de direction dans les deux semaines de la tenue d’une rencontre, résumant les points significatifs qui ont fait l’objet d’une discussion, ou les actions entreprises, et déposant des recommandations pour considération par le Comité de direction.

Des copies de toutes les minutes et autres documents conçus par le comité doivent être placées dans un délai convenable dans le dossier du comité, dans le répertoire de données CARA.

4.5       Rencontres

Fréquence

Chaque comité doit se rencontrer aussi fréquemment que nécessaire pour remplir ses responsabilités et réaliser son mandat.

Avis de convocation et ordre du jour

Le président du comité, en consultation avec les membres du comité, doit déterminer l’ordre du jour pour chaque rencontre. Les membres du comité doivent recevoir un avis de convocation préalablement à chaque rencontre, ainsi que les documents y afférent, assez à l’avance pour qu’ils puissent se préparer adéquatement à ces rencontres. Dans une situation urgente, le président du comité enverra son avis de convocation aussi tôt que possible dans les circonstances. Dans tous les cas, les membres du comité peuvent décider de manière unanime de renoncer à l’avis de convocation.

Quorum et vote

La participation de la majorité des membres votants doivent constituer un quorum. Une majorité simple des membres du comité présents à une rencontre est suffisante pour passer une résolution du comité.

Conduite des rencontres

Le président du comité préside chaque rencontre du comité, et doit s’assurer que la rencontre est conduite de manière efficace et efficiente, avec un suivi des sujets en temps opportun. Le président du comité doit prévoir un substitut lors de ses absences.

Minutes

Les minutes de chaque rencontre du comité doivent être approuvées par les membres du  comité avant inclusion dans le dossier du comité dans le répertoire de données CARA .

  

En cas de  discordance entre la version anglaise et française de la politique, seule la version anglaise fait foi.

   

Approuvé par le comité de direction de l’ACAAR le 30 avril 2016 et le 10 avril 2018