L’Association Canadienne des Administratrices et Administrateurs de Recherche – Politique de Conservation et de Destruction des Documents

1.0 Objectif

L’Association Canadienne des Administratrices et Administrateurs de Recherche (ACAAR) possède nombre de documents et de dossiers. En plus de se conformer aux exigences légales, relatives à certains types de documents, l’ACAAR appliquera la présente politique afin d’empêcher la destruction de dossiers essentiels, tout en garantissant une utilisation efficace de l’espace d’entreposage.

2.0 Énoncé de politique

2.1 Le calendrier de conservation des dossiers de l’ACAAR est présenté à l’annexe A. Le Trésorier et le Directeur Exécutif seront chargés de la gestion de cette politique. Ils passeront annuellement en revue le calendrier de conservation et de destruction des documents et dossiers dans le respect de la politique de l’ACAAR.

2.2 Les documents papier et sous forme électronique seront conservés, conformément à l’annexe A.

2.3 L’ACAAR ne détruira, n’éliminera, ne dissimulera ou ne modifiera de dossiers ou de documents, sachant qu’ils pourraient être ou sont pertinents à une procédure juridique anticipée ou en cours, menée par un gouvernement fédéral, provincial ou local, y compris le agences du revenu et impôt et les organismes de réglementation ou une enquête interne anticipée ou en cours, un audit ou une révision.

ANNEXE A-CALENDRIER DE CONSERVATION DES DOSSIERS

A.Période de rétention des dossiers de nature financière et comptable
Livres des comptes à payer et annexes 7 ans
Livres des comptes recevables et annexes 7 ans
Rapports d’audit annuel et états financiers - Permanent
Dossiers d’audit annuel, incluant les documents de travail et autres documents relatifs à l’audit
7 ans après la fin de l’audit
Relevés bancaires et chèques annulés 7 ans
Dossiers de dépenses 7 ans
Grands livres généraux Permanent
Dossiers de paiement électroniques 7 ans
Notes des livres de comptes recevables et annexes 7 ans
Dossiers des placements 7 ans après la cession des placements

B. Période de rétention des dossiers de nature corporative
Procès-verbaux de l’Assemblée générale annuelle - Permanent
Rapports annuels - Permanent
Statuts constitutifs- Permanent
Règlements administratifs - Permanent
Procès-verbaux et ordres du jour des réunions du Conseil et du Comité exécutif - Permanent
Politiques/résolutions du Conseil - Permanent
Contrats (suivant l’expiration / résiliation) – 7 ans

C. Période de rétention des dossiers relatifs aux employés
Fichiers de cessation d’emploi - 7 ans
Retenues sur la paie  - 7 ans
Registre des paies (brut et net) - 7 ans
Registre des rémunérations non réclamées - 6 ans
Dossiers de Retraite et Pension - Permanent

D. Période de rétention des dossiers relatifs aux impôts
Dossiers d’exonération fiscale- Permanent
Comptes de taxes, reçus, et déclarations d’impôt 7 ans

E. Période de rétention  des dossiers relatifs à l’information archivée 
Lauréats de prix – permanent sur le site de l’ACAAR site et/ou dans la bibliothèque de ressources
Bulletins Connexion de l’ACAAR - permanent sur le site de l’ACAAR site et/ou dans la bibliothèque de ressources
Agendas de conférence - permanent sur le site de l’ACAAR site et/ou dans la bibliothèque de ressources. 

   

En cas de  discordance entre la version anglaise et française de la politique, seule la version anglaise fait foi

     

Approuvé par le Comité de direction de l’ACAAR le 5 avril 2016 et le 11 juillet 2017