Comment fonctionnent les budgets des universités

Anita Chiu - Research Manager, University of British Columbia

   

Questions d’Anita Chiu, Réponses de Dean O. Smith

Questions et réponses de l’entrevue

1. Vous avez écrit trois livres très bien accueillis sur l'enseignement supérieur. Quelle a été votre inspiration pour écrire votre quatrième livre « Comment fonctionnent les budgets de recherche » (« How Research Budgets Works ») ?

Je venais de terminer l'écriture d'un livre rigoureux sur les finances des universités, University Finances : Principles of Accounting and Budgeting for Higher Education, lorsque Johns Hopkins University Press m'a demandé d'écrire un livre plus court et concis sur les budgets des universités. Le livre University Finances ne comportant qu'un seul chapitre sur les budgets, j'ai saisi l'occasion d’approfondir cette matière dans un livre portant uniquement sur les budgets des universités. De plus, les budgets étant si importants dans le fonctionnement des universités, j'ai saisi l’occasion de les expliquer en termes pragmatiques, afin d’aider les lecteurs ayant des parcours universitaires variés à se sentir à l'aise avec les aspects fondamentaux des budgets.

2. En quoi ce livre est-il différent des trois livres que vous avez écrits et des autres livres dans le domaine ?

Ce livre d'introduction s’inspire de son prédécesseur plus rigoureux, University Finances. Contrairement à University Finances, ce livre ne comporte que quelques tableaux et illustrations. L'approche est beaucoup moins quantitative et technique. En ce sens, il est moins exigeant à lire. Il est donc bien adapté aux nouveaux responsables de l’administration universitaire.

Contrairement aux autres ouvrages sur les budgets universitaires, ce livre explique le fonctionnement de ces derniers à partir d'une approche pratique. Pour la plupart, les autres livres ont tendance à être encyclopédiques : ils présentent des faits et des chiffres, mais ils ne donnent pas de conseils utiles pour comprendre comment travailler avec les budgets. How University Budgets Work va « droit au but » avec des exemples de budgets et de bonnes pratiques sur la façon de préparer, de mettre en œuvre et de clôturer un budget. Et, contrairement à la plupart des autres ouvrages sur le sujet, ce livre explique comment adapter un budget en concordance avec les plans stratégiques de l'institution.

3. Quelles sont les principales idées que vous avez mises de l’avant dans ce nouveau livre?

L'élément le plus important qui ressort de ce livre est l'alignement des budgets avec les plans stratégiques. Les plans stratégiques reflètent les aspirations institutionnelles en identifiant les priorités académiques et opérationnelles. Les budgets affectent des ressources à ces priorités. Ce concept – l’alignement des budgets et des plans stratégiques - est important, car il explique comment l'argent est alloué lors de la préparation du budget. Étant donné ce lien fort entre plan stratégique et budget, j'inclus dans le livre un chapitre sur la planification stratégique, illustrant la manière dont cet alignement se fait.

Le livre confirme notamment la perception de longue date de nombreux membres du corps professoral selon laquelle les universités disposent d'importantes réserves de fonds. En tant que pratique commerciale courante au sein des organisations à but non lucratif, ces réserves comprennent généralement suffisamment d’argent pour soutenir les activités de l'université pendant deux à six mois. Pour la plupart des universités, cela représente beaucoup d'argent. Mais, comme le souligne ce livre, ces réserves ne sont pas créées sur un coup de tête de l'administration. Souvent, elles sont exigées par les conseils d'administration et les instances législatives en vue d’amortir les fluctuations imprévues et importantes dans les recettes ou les dépenses. En tant que fonds de réserve, elles jouent un rôle important dans les finances des universités.

4. Y a-t-il des choses surprenantes ou amusantes que vous avez apprises en écrivant ce nouveau livre ?

J'ai été surpris d'apprendre avec quelle vigilance le service s'occupant du budget de l'université surveille les dépenses pour éviter les dépassements. Avec le recul, je n'aurais pas dû être surpris - je l'ai pourtant été - de voir à quel point cette surveillance est effectuée en temps réel grâce au logiciel de comptabilité de l'université. J'ai également été étonné de constater à quel point les services qui gèrent les inscriptions et le budget analysent les données démographiques et économiques afin de prévoir les revenus des frais de scolarité pour les années budgétaires à venir. Mais, en définitive, les prévisions contiennent une incertitude intrinsèque dont le service s'occupant du budget doit tenir compte.  

Un concept révélateur a attiré mon attention : les aspects juridiques du budget. Avant d'écrire ce livre, je n'étais pas certain du statut juridique que pouvaient avoir les budgets. D’expérience, je savais que les budgets traduisent des engagements implicites. Mais, sont-ils exécutoires devant les tribunaux ? En raison de ses ramifications potentielles, il était important de répondre à cette question. J'ai donc consulté plusieurs juristes universitaires et j'ai appris que les budgets ne sont pas considérés comme des contrats et, par conséquent, ne sont pas exécutoires devant les tribunaux. Il s'agit simplement de documents de planification. 

5. Comment envisagez-vous l'utilisation de votre nouveau livre par la communauté universitaire ? Quel impact sur l'enseignement supérieur essayez-vous d'avoir ?

J'espère que les lecteurs se familiariseront avec les budgets universitaires : le fondement de la planification stratégique, les modèles budgétaires sous-jacents, l'affectation des recettes, les procédures de contrôle, la clôture des livres. Et qu'ils apprécieront la façon dont le budget sert de vecteur de changement au sein de l'université.

En lisant ce livre, les lecteurs apprendront comment les budgets universitaires fonctionnent et seront plus efficaces dans leur rôle au sein de l'université. La qualité de l'administration et la gouvernance partagée s'amélioreront. En tant qu'auteur du livre, je serais très fier de ce résultat.

6. Les concepts présentés dans ce nouveau livre sont-ils applicables à la planification, à l'exécution et au suivi des budgets de recherche sur la scène internationale ?

Les concepts de ce livre devraient être applicables aux budgets dans la plupart, sinon dans toutes les cultures internationales. Bien sûr, les pays peuvent présenter des différences techniques dans leurs pratiques comptables et budgétaires, mais les principes fondamentaux de la comptabilité financière varient peu d'une culture à l'autre. Après tout, dans tout contexte réaliste, les dépenses ne peuvent pas dépasser les ressources disponibles pendant très longtemps. Par conséquent, les principes de comptabilité budgétaire - qui consistent à planifier la manière dont les revenus seront dépensés - varient peu d'une culture à l'autre.