Planification stratégique des principales installations et initiatives de recherche

Daniel Banks, President, TVB Associates Inc.

La bonne gouvernance est d'une importance vitale pour le succès et la durabilité à long terme des installations et des initiatives de recherche nationales à grande échelle. Ce fait a été récemment souligné par la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI) par l'intermédiaire de son Fonds des initiatives scientifiques majeures (FSI) pour le cycle 2012-2017. La FCI a encouragé l'amélioration de la gouvernance par la mise en œuvre de processus de planification stratégique.

Les installations dont le fonctionnement a été financé par le fonds MSI de la FCI pour cette période comprenaient des infrastructures de recherche nationales telles que Calcul Canada, le Centre canadien de rayonnement synchrotron, SNOLAB, et le brise-glace de recherche canadien NGCC Amundsen, ainsi que certaines installations plus petites d'importance nationale telles que le Centre canadien de microscopie électronique. Ces installations de recherche nationales ont généralement "grandi" de manière ad hoc au fil du temps et leurs structures de gouvernance et de gestion ainsi que leurs approches de planification ont évolué de manière tout aussi ad hoc.

Dans le cadre de la promotion de l'adoption des meilleures pratiques en matière de gouvernance et de gestion, le Fonds MSI de la FCI pour 2012-2017 a exigé de toutes les installations bénéficiaires qu'elles mènent des processus de planification stratégique axés sur la vision à long terme et l'élaboration de stratégies réalisables. Par la suite, la FCI a rendu compte des impacts positifs sur la performance globale des installations du groupe dans sa publication de 2019, "Rapport sur l'avancement des installations de recherche financées entre 2012 et 2017".

Les effets positifs de la planification stratégique sur la gouvernance des installations de recherche nationales ne devraient surprendre personne dans le milieu de la recherche au Canada. La planification stratégique permet d'aligner toutes ses activités sur la mission de soutien de ses objectifs à long terme. L'un des principaux résultats de la planification stratégique, le cadre de mesure des performances, permet de maintenir toutes les activités organisationnelles en phase avec la stratégie et d'alerter la direction et le conseil d'administration lorsqu'une action est nécessaire. En outre, le processus d'élaboration d'un plan stratégique conduit fréquemment à l'identification de domaines nécessitant des améliorations stratégiques et opérationnelles.

En plus de permettre de telles améliorations de la gouvernance, le processus de planification stratégique contribue à créer une communauté d'utilisateurs et de parties prenantes autour de l'installation ou de l'initiative. Le plan stratégique peut également être utilisé comme un élément de communication clé pour les organismes gouvernementaux, les collaborateurs potentiels et les communautés locales.

Faire en sorte que le processus de planification stratégique fonctionne pour vous

Le processus de planification stratégique incombe souvent aux responsables des installations, aux scientifiques de haut niveau et même au personnel de communication, souvent des personnes qui préfèrent travailler dans un laboratoire ou rédiger un communiqué de presse de qualité. Si votre installation ou votre initiative s'est tournée vers vous pour l'aider à mettre à jour son plan stratégique (le prochain cycle du Fonds MSI de la FCI approche à grands pas), ne considérez pas cela comme une charge ou une imposition administrative. Voyez plutôt cela comme une opportunité pour vous de maximiser l'impact de votre établissement et de vous engager de tout cœur dans le processus.

Voici quelques conseils et bonnes pratiques à prendre en compte :

1.  Commencez par concevoir un processus de consultation inclusif. Identifiez tous vos groupes de parties prenantes à travers le Canada. Demandez à des représentants clés de ces groupes de faire partie d'un comité directeur pour vous aider à concevoir le processus de consultation pour le plan stratégique. Assurez-vous qu'il y a une diversité de points de vue. Identifiez vos ressources internes ; en particulier, assurez-vous de l'engagement de vos dirigeants et de votre conseil d'administration. Il sera également essentiel d'inclure vos professionnels scientifiques et techniques pour compléter les points de vue externes.

2.  Obtenez les ressources dont vous avez besoin. Assurez-vous qu'il y a un budget adéquat pour la consultation et la production du plan. Les processus de consultation nécessiteront un investissement important en temps de la part du personnel, même s'ils sont réalisés virtuellement en utilisant des plateformes de vidéoconférence et d'enquête peu coûteuses. Veillez à ce que chacun comprenne le temps que l'on attend de lui. Votre équipe compte-t-elle un rédacteur ayant les compétences, l'expérience et le temps nécessaires pour produire des documents de haut niveau pour les organismes de financement de la science ? (N'oubliez pas que ce défi est très différent de la rédaction de demandes de subvention et de la plupart des autres documents de communication). Si l'expertise requise n'est pas disponible en interne, vous pouvez peut-être faire appel à un consultant pour un tel projet, si vous planifiez à l'avance et prévoyez des ressources suffisantes.
 

3.    Positionnez votre installation ou votre initiative dans le contexte national et mondial. Une stratégie efficace en affaires exige de cibler le segment de marché le plus approprié pour obtenir un avantage concurrentiel maximal. De même, les installations et les initiatives scientifiques doivent choisir où elles peuvent avoir le plus d'impact en termes de "marché" mondial de la recherche. Les bailleurs de fonds canadiens pour la science cherchent souvent à renforcer la coopération à travers le pays afin de maximiser l'impact national collectif, plutôt que de soutenir des programmes qui se chevauchent et qui se font concurrence pour produire des résultats similaires. Comment pouvez-vous compléter et collaborer avec des programmes ou des capacités de recherche similaires au Canada et dans le monde entier pour être plus efficace ? Quels avantages avez-vous, ou pouvez-vous acquérir, pour devenir une installation ou une initiative de classe mondiale capable d'avoir le plus grand impact possible ?

4.    Permettez à vos scientifiques de rester engagés dans ce qu'ils font le mieux ; laissez la gestion des programmes et les détails opérationnels aux professionnels de ces domaines. L'engagement consultatif avec les scientifiques doit se concentrer sur les thèmes scientifiques et les opportunités pour l'avenir. Les scientifiques devraient également être invités à identifier les défis auxquels ils sont confrontés, ce qui peut inclure des questions opérationnelles et des problèmes qui entravent la recherche. Renvoyer les solutions aux problèmes opérationnels aux professionnels appropriés, plutôt que d'enliser la discussion sur la stratégie dans de tels détails.

5.    Apprendre de l'expérience des autres en matière de planification stratégique. Chaque installation ou initiative est unique, mais les objectifs sont souvent récurrents. Par exemple, toutes les installations financées par le MSI au cours du cycle 2012-2017 avaient des objectifs stratégiques dans les domaines suivants : permettre une science de pointe et fournir des capacités de recherche de pointe grâce à leur infrastructure ; atteindre une large communauté d'utilisateurs scientifiques ; et former du personnel hautement qualifié. Nombre d'entre elles avaient également des objectifs liés aux domaines suivants : offrir des services de qualité supérieure, renforcer la réputation internationale, répondre aux besoins d'intérêts non universitaires, tels que l'industrie, la santé et la sécurité, améliorer l'efficacité des opérations et assurer la durabilité. Lesquels de ces objectifs sont stratégiques pour votre établissement ou votre initiative ?

6.    Utilisez votre plan stratégique pour "vendre" votre établissement ou votre initiative. S'il est bien rédigé, votre plan stratégique peut être un outil de communication efficace que les analystes du gouvernement et les autres parties prenantes pourront consulter pour savoir ce que vous faites. Ne manquez pas l'occasion d'inclure dans votre plan stratégique des informations sur les impacts réalisés et potentiels de votre installation. Célébrez vos succès passés et aidez les autres à s'enthousiasmer pour le travail de pointe qui se déroule dans votre établissement. Si cela est fait avec succès, votre plan stratégique peut être un outil pour obtenir un large soutien. Vous pouvez encourager les membres de votre communauté scientifique à partager votre plan avec leurs institutions d'origine, et même avec leurs députés, afin d'aider les autres à communiquer des messages clés sur le travail et l'impact de votre installation. Votre plan stratégique peut également être partagé afin d'obtenir le soutien de votre communauté locale et de forger des collaborations avec vos homologues internationaux.
Concevoir un processus de planification stratégique efficace pour une installation ou une initiative existante est un excellent moyen de commencer à améliorer sa gouvernance. Avec un plan stratégique bien conçu en place, le conseil d'administration ou tout autre organe de surveillance peut tenir la direction responsable des actions de suivi. Les résultats doivent conduire à des améliorations stratégiques et opérationnelles qui augmentent la performance de votre installation ou initiative et, en fin de compte, le rendement des investissements publics.